Neviena iestāde nevar pastāvēt bez savas darbības dokumentēšanas, jo ar dokumentu cilvēki nodot informāciju, faktus, notikumu liecības utt. Tādēļ ir jānodrošina tas, lai dokuments būtu uzticams. Tapēc dokumentu sagatavojot ir jāievēro tā īpašības, forma un elementi. LR Ministru kabineta 1996. gada 23. aprīļa noteikumos Nr. 154 ir teikts, ka „Dokuments ir jebkurā veidā un materiālā ierakstīta informācija, ko rada, saņem un uzglabā jebkura Latvijas Republikas valsts pārvaldes iestāde, uzņēmums, uzņēmējsabiedrība un uzņēmējsabiedrību apvienība, kā arī sabiedriskā un reliģiskā organizācija vai fiziska persona”.
Dokumentiem Latvijā ir trīs līmeņu prasības to noformēšanai. Dokumenti var būt primitīvi (jāpieņem un jāizskata valsts un pašvaldību institūcijām, jābūt 2 rekvizītiem), normāli (rekvizīti nav izvietoti atbilstoši LR Ministru kabineta 1996. gada 23. aprīļa noteikumiem Nr. 154. Tādus pieņem un izskata ikviena organizācija) un ideāli (ievērotas prasības dokumenta juridiskajam spēkam, dokuments ir glīts un ērti pārskatāms).
Ikvienas organizācijas dokumenti iedalās 2 veidos – pārvaldes un speciālie dokumenti (grāmatvedības dokumenti, līgumi, kartes, grafiki u.c.).
Pārvaldes dokumentu sistēmā ietilpst piecas dokumentu grupas:
1.Organizatoriskie dokumenti;
2.Rīkojumu dokumenti;
3.Izziņu un pārskatu dokumenti;
4.Sarakstes dokumenti;
5.Personāla dokumenti.
Pārvaldes dokumentus var sadalīt arī pēc vairākām pazīmēm: juridiskā spēka, atklātības, sarežģītības, nosaukuma, izpildes termiņa, glabāšanas laika, sagatavošanas stadijas u.c.…
