Dokumentu pārvaldības kārtība

10. DOKUMENTU IZNĪCINĀŠANAS KĀRTĪBA
134. Dokumentiem, kuriem ir beidzies glabāšanas termiņš, iznīcina pamatojoties uz normatīvo aktu prasībām.
135. Par dokumentiem, kuri jāiznīcina sastāda iznīcināšanas aktu. (Pielikums 2)
136. Dokumentu iznīcināšanas aktu noformē sekretāre.
137. Ja dokumenti ir uzkrāti gan papīra formā, gan elektroniskā formā, tad datortīklu administrators sniedz nepieciešamos datus (elektronisko dokumentu nosaukums, datējums un skaits).
138. Aktā iekļauj īslaicīgi glabājamos dokumentus un lietas par periodiem kuriem ir veikta pastāvīgi glabājamo dokumentu un ilgstoši glabājamo dokumentu aprakstīšana.
139. Aktu par dokumentu iznīcināšanu sastāda par arhīvu atbildīgā persona, kura:
139.1. pārbauda, vai ir ievēroti iznīcināšanai atlasīto lietu glabāšanas termiņi;
139.2. salīdzina iznīcināmo lietu faktisko skaitu ar aktā norādīto lietu skaitu.
140. Dokumentu iznīcināšanas aktu sagatavo 2 eksemplāros un nosūta Latvijas Nacionālajam arhīvam saskaņošanai.
141. Pēc saskaņojuma saņemšanas, par arhīvu atbildīgā persona organizē dokumentu iznīcināšanu. Par dokumentu iznīcināšanu izdara atzīmi dokumentu iznīcināšanas aktā (vai pievieno atzīmi dokumentu iznīcināšanas aktam, ja minētais akts ir elektroniskā formā). Atzīmē norāda datumu, kad dokuments iznīcināts vai nodots iznīcināšanai, kā arī par dokumentu iznīcināšanu vai nodošanu iznīcināšanai atbildīgās personas amatu, vārdu, uzvārdu un parakstu. Ja institūcija noslēgusi līgumu par dokumentu iznīcināšanu, norāda datumu, kad dokuments nodots iznīcināšanai, un atsauci uz līgumu (līguma datumu, numuru un līgumslēdzēju).
…