1.3. Dokumentācija un grāmatvedības reģistri
1.3.1 Dokumentu klasifikācijas, noformējums un lietvedības organizācija
Lietvedība ir darbs ar dokumentiem, kura atbilst likumdošanas prasībām: dokumentu saglabāšana un glabāšana pēc noteikta termiņa, dokumentu izvēdīšanā atbilstoši prasībām, dokumentu izpildes termiņu ievērošana un kontrole.
Visu SIA “KANTORIS Nr.1” lietvedību veic grāmatvedis. Visa uzņēmuma dokumentu plūsma un uzglabāšana tiek veikta atbilstoši Latvijas Republikas likumam „Grāmatvedības likums”.
SIA “KANTORIS Nr.1” grāmatveža pienākumi veicot lietvedību:
• dokumentu izrakstīšana, parakstīšana, apzīmogošana, datēšana un saglabāšana;
• saņemto un izrakstīto dokumentu reģistrēšana;
• dokumentu arhivēšana (iesiešana mapēs);
• visu dokumentu esamību pārbaude un nodrošināšana;
• saņemto dokumentu parakstīšana, apzīmogošana, datēšana un saglabāšana;
• mapju arhivēšana uzņēmuma arhīva, kur glabājas grāmatvedības dokumenti kopš uzņēmuma darbības uzsākšanas.
Neskatoties uz to, ka uzņēmumam ir savs arhīvs, tas ievēro dokumentu glabāšanas laiku:
• Gada pārskatiem un to pielikumiem, kā arī galvenajai grāmatai – pastāvīgi;
• inventāra sarakstiem, grāmatvedības reģistriem un grāmatvedības organizācijas dokumentiem – 10 gadi;
• attaisnojuma dokumentiem – 5 gadi;
• algas nodokļa grāmatiņas un to reģistrs – 75 gadi. Kaut arī šobrīd algas nodokļu grāmatiņas ir tikai elektroniskajā veidā, visu darbinieku, kuri strādāja līdz 2014. gadam, algas nodokļu grāmatiņas glabājās uzņēmumā. Saskaņā ar likumu šie dokumenti jāglabā uzņēmumā 75 gadus;
• grāmatvedības kontu plāns – 10 gadi;
• pievienotās vērtības nodokļa deklarācija un pārskats – 10 gadi;
• kases grāmata un kases ieņēmumu un izdevumu pārskats (izdrukas) – 10 gadi;
• inventarizācijas saraksts – 10 gadi;
• preču piegādes un pārvadājumu dokumenti – ne mazāk par 5 gadiem.
Dokumenti tiek izstrādāti atbilstoši Ministru kabineta noteikumiem Nr.558 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” un likumam “Par grāmatvedību”. SIA ,,KANTORIS Nr.1’ ir izstrādāti paraugi un veidlapas visiem nepieciešamiem dokumentiem, piemēram, rīkojumam, aktam, iesniegumam u.c. , pēc, kuriem arī tiek izstrādāti nepieciešamie dokumenti. Visi iepriekš minēti glabājamie dokumenti tiek izmantoti uzņēmumā darbībā visbiežāk. Visi uzņēmuma dokumenti tiek uzglabāti mapēs. Mapes tiek grupētas pa dokumentu veidiem, piemēram, vienā mapē glabājas tikai rīkojumi, un tajā cita veida dokumenti netiek glabāti. Visiem izstrādātajiem dokumentiem tiek piešķirts numurs. Numurā norādītais gads tiek norādīts, atbilstoši tam, kurā gadā dokuments ir sagatavots. Dokumenti ir jānumurē secīgi. Dokumenti par attiecīgo gadu, mapēs tiek uzglabāti sākot no mazākā kārtas numura, beidzot ar lielāko kārtas numuru. Visi dokumenti uzņēmuma arhīvā tiek uzglabāti vismaz piecus gadus. Nepieciešamības gadījumā, uzņēmuma vadītājs var lemt par papildus dokumentu uzglabāšanas termiņu. Pēc uzglabāšanas termiņa beigām, tie tiek iznīcināti.
Dokumenti iedalās:
• ārējas izcelsmes dokumenti – ir citu juridisko vai fizisko personu sastādīts dokuments. Pie tiem pieder saņemtas pavadzīmes, EKA čeki, rēķini, faktūrrēķini;
• iekšējas izcelsmes dokumenti – sastāda uzņēmuma iekšienē. Pie tiem pieder pavadzīmes, akti, noteikumi u.c.
Tā kā uzņēmums ir ārpakalpojumu grāmatvedība, tad preču saņemšana notiek īpaši reti. Pie preču saņemšanas var uzskaitīt kafijas pupiņu iegādi no SIA”RIMI LATVIA”, higiēnas un aprīkojuma pakalpojumu sniedzēju no SIA"Sanitex" un kancelejas preču piegāde no SIA „Jānis roze“.
Pēc preču un rēķina vai pavadzīmes saņemšanas Tildes Jumis programmā tiek veidots jauns dokuments (lai katru reizi nemeklētu visu informāciju par piegādātāju un informāciju drukāšanai, kur atspoguļota saņemšanas adrese un pārvadātājs, ir iespējams nokopēt iepriekšējo ievadītu pavadzīmi ar šo piegādātāju un pēc nepieciešamības labot preces informāciju). Dokumenta numurs ir jāievada manuāli, no pavadzīmē norādīta numura.
Visbiežāk lietojamo dokumentu noformēšana
Takā uzņēmums sniedz tikai ārpakalpojuma grāmatvedību, tad visbiežāk pie lietojamo dokumentu noformēšanas var uzskaitīt tādus dokumentu kā rēķina izrakstīšana, līgumu sagatavošana, gada pārskata sagatavošana, inventarizācijas akts.
1.3.2. Dokumentu apgrozības apraksts vai shēma
Informācija, par organizāciju apgrozības shēmu ( dokumentu sagatavošana, pārbaudes un apstrādes secība, izpildītāji un izpildes termiņi, glabāšanas vieta un ilgums) ir skatāms pielikumā.(pielikums Nr. 1.3.2.)
