2.1.Sekretāra pienākumi. VZD Vidusdaugavas reģionālajā nodaļā sekretāres pienākumos neietilpst organizēt vadītāja darbu . Sekretāre citreiz redz, ka vadītājs kaut ko ir aizmirsis tad atgādina viņam to, vai viņam kaut kur ir jāizbrauc, vai arī kāds cilvēks jāsagaida utt. Vadītājs pats sev saraksta dienas kārtību un pats pēc tās arī vadās, netraucējot lieki sekretāri viņas darbā. Visbiežāk pie nodaļas vadītāja nāk tādi apmeklētāji, kuri jau zina, kurš ir viņa kabinets, un droši paši iet iekšā, bet ir arī tādi apmeklētāji, kuri pajautā kādam gaitenī, kur ir vadītāja kabinets. Un tikai daži meklējot vadītāju griežas pie sekretāres.
Sekretāres pienākumos ietilpst lietot biroja tehniku-lietot datoru, faksu un sakaru līdzekļus un piedalīties biroja tehnikas iegādāšanās. Sekretārei ir jānodrošina lietvedību, strādāt ar klientiem, palīdzēt vadītājam, sagatavot dokumentus, uzturēt imidžu, racionāli izmantot resursus, papildināt zināšanas. Ar telefonu sekretārei ir viegli darboties, jo iestādē ir iekšējā centrāle, tad sekretārei atliek tikai savienot ar vajadzīgo kabinetu.
2.2.Darbs ar pārvaldes dokumentiem. Darbā ar pārvaldes dokumentiem un sekretāres pleciem gulstas liela atbildība, jo caur viņu var teikt, ka „iziet” visi zemes dienesta dokumenti. Ja kādam vajag parakstu no kādas personas un tās vajadzīgajā brīdi nav, tad dokumenti tiek atstāti pie sekretāres, lai tā atrod šo personu, no kuras ir nepieciešams paraksts. Caur sekretāres rokām iziet visas saņemtās un arī nosūtītās vēstules, rīkojumi, akti, iesniegumi, izziņas utt.
3.DOKUMENTU REĢISTRĀCIJA PRAKSES VIETĀ
3.1.Dokumentu reģistrācija. Zemes dienestā dokumentus reģistrē lietvedības pārzine. Visi dokumenti tiek reģistrēti žurnālos. Šie žurnāli ir ieprogrammēti datorā.
3.1.1.Saņemto dokumentu reģistrācija. Visus saņemtos dokumentus, ja tie ir saņemti līdz pulksten 1500, tad reģistrē ar šīs pašas dienas datumu, bet, ja šos dokumentus saņem jau pēc 1500, tad tie tiek reģistrēti ar nākošās dienas datumu. Uz visiem saņemtajiem dokumentiem tiek uzspiests spiedogs „saņemts”, tajā ieraksts saņemšanas datumu, kārtas numuru un indeksu pēc lietu nomenklatūras. Saņemto dokumentu reģistrācijas žurnālā, reģistrējot dokumentu uzrāda:
Saņemšanas datumu;
Numuru;
Indeksu pēc lietu nomenklatūras;
Īsu saturu;
Dokumenta autoru;
Izpildes termiņu;
Vadītāja rezolūciju;
Atzīmi par dokumenta izpildi utt.
…
