7. Priekšlikumi
Izvērtējot bankas iekšējos noteikumus par dokumentu aizpildīšanas kārtību, aprites procesu un arhivēšanu, secinu, ka noteikumi pilnīgi atbilst likumiem un nav nepieciešamības tos būtiski mainīt . Savukārt, praktiskajā ziņā ir daži novērojumi par darba kārtību tieši prakses vietā.
Viena nepilnība, ko biju pamanījusi prakses laikā ir tas, ka nevisiem iesniegumiem tiek piešķirti reģistrācijas numuri. Pārsvarā tā ir darbinieku kļūda, tāpēc vajadzētu likt darbiniekiem saprast, ka tas ir svarīgi un šo noteikumu jāievēro. Ja es strādātu pie šīs procedūras uzlabošanas, es ieteiktu ievest sistēmu, pēc kuras darbiniekiem nevajadzētu iesniegumus aizpildīt no rokas, bet ievadīt datus uzreiz sistēmā un lai dators jau uz izprintējamā iesnieguma ierakstītu visus nepieciešamos datus. Darbiniekam būtu jāparaksta un jāapzīmogo dokuments. Šādā veidā varētu panākt to ka, dokumentu numuri tiktu piereģistrēti gan uz paša dokumenta, gan jau ievadīti sistēmā.
Otrs punkts, ko vajadzētu uzlabot tieši KACā ir tas, ka vajadzētu noteikt vienu darbinieku, kurš nodarbotos tikai ar arhivēšanas darbu laikā posmā, kad dokumenti jānodod arhīvā. Prakses laikā pamanīju, ka darbinieks varēja tikt galā ar vairākiem uzdevumiem ar lielām grūtībām.
Viens no pozitīviem aspektiem ir tāds, ka valdes pieņemti lēmumi, rīkojumi un paziņojumi tiek pārsūtīti no vienām struktūrvienībām uz citām ar diezgan lielo ātrumu, kas atļauj visiem darbiniekiem zināt par bankā notiekošo. Šis process notiek elektroniski – valdes priekšsēdētaja sekretāre pārsūta dokumentu visu iesaistīto struktūrvienību vadītājiem, tie savukārt aizsūta attiecīgajiem darbiniekiem.
Dokumentu piegāde no vienas struktūrvienības uz citu notiek ar bankas kurjera palīdzību un šis process notiek 2 reizes dienā, kas ļauj diezgan ātri piegādāt dokumentus. Steidzamos gadījumos dokumenti vispirms tiek izsūtīti pa faksu un pēc tām ar kurjeru.
Klientu lietās daži dokumenti vai to kopijas var būt dažos eksemplāros un tā dēļ klientu lietas tiek apstrādātas ik pa laiku un tās kopijas tiek iznīcinātas. Šajā sakarā varētu ieteikt, pieņemsim, pases datus ieskanēt datorprogrammā, lai visās struktūrvienības šī informācija būtu pieejama un varētu pasi atpazīst ar datortehnikas palīdzību. Tas atvieglotu un paātrinātu darbu darbiniekiem, ekonomētu materiālus.
Pēc maniem vērtējumiem, kopumā bankas lietvedības sistēma darbojas atbilstoši pieprasījumiem saskaņā ar FKTK noteikumiem un Latvijas Republikas likumiem, tāpēc tās būtiskā maiņa nepieciešama tikai likumu grozījumu gadījumā.
…
