Sekretāres apmeklējums Pļaviņu pilsētas domē

Es: Labdien, Alita!
Sekretāre: Labdien, Kristīn!
Es: Lūdzu tev ziedi! Man Tev ir daži jautājumi, uz kuriem es vēlētos dzirdēt atbildes no tevis.
Sekretāre: Esmu ar mieru.
K: Kā sākās tava darba diena?
S: Darba diena sākas 8.30 ar rīta kafijas pauzi un tad jau seko iepriekš saplānotie ikdienas darbi astoņu stundu garumā.
K: Kādi vispār kopumā ir sekretāres pienākumi?
S: Sekretārei jāzina uzņēmuma darbības principi, pārvaldes darba organizācija, komunikācijas tehnika, administratīvais koordinēšanas darbs uzņēmumā, uzņēmuma dokumentācija, dokumentu noformēšanas noteikumi, informācijas plūsma un tās apstrāde, datoru un citas biroja tehnikas lietošana un iespējas.
Biroja darba organizēšana, tas ir, uzturēt biroja dienas plānojumu; Nodrošināt efektīvu informācijas plūsmu uzņēmumā. Tas ir – saziņa (ienākošā un izejošā korespondence) ar klientiem, ministrijām, pašvaldību iestādēm, atbildēšana uz telefona zvaniem vai savienošana ar kādu no darbiniekiem. Pierakstīt zvanītāja vārdu, zvana laiku, jautājumu kādā zvanījis, kā arī kam zvanīts. Sekot tiešā priekšnieka rīkojumu izpildei. Noteikt nākotnes tikšanās un informēt par tām abas iesaistītās puses. Pārzināt organizācijas struktūru, amatpersonu kompetenci, likumus informācijas aizsardzībā, ētikas prasības, konfidencialitātes nosacījumus. Rīkot sēdes, rakstīt sēšu protokolus, lēmumus, izsūtīt adresātiem utt. Pienākumu ir tik daudz un dažādi, ka nav iespējams visu uzskaitīt.
…