В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.
Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, программным обеспечением, средствами связи, копировальными устройствами.
В настоящее время уже сложно представить современный офис без компьютеров. Применение компьютерных технологий позволяет значительно повысить производительность и качество работы как отдельного секретаря-референта, так и служб документационного обеспечения управления в целом. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает для малого предприятия прямой экономический эффект.
Офисные автоматизированные технологии используются прктически всеми работниками предприятия. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.
В данной работе рассматривается автоматизация учета продажи товаров на предприятии оптовой торговли «XXX».
Фирма «XXX» занимается оптовой торговлей пластмассы различных видов, которую закупает в больших количествах у зарубежных производителей и продает на территории Латвии и ближнего зарубежья. Функциями этого предприятия являются: формирования наиболее ходового ассортимента, закупка товаров, хранение, подсортировка, сбыт.
«XXX» малое предприятие, штат которого состоит из 2 человек в офисе, и 2 человек на складе. В штат входят директор, менеджер-секретарь, водитель и заведующий складом. Личного бухгалтера нет - обслуживает фирма. Управлением предприятия занимается директор, в его ведении находятся вопросы стратегического и краткосрочного характера. Он осуществляет контроль за работой сотрудников, анализирует состояние дел фирмы, также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.
Центральная проблема организации состоит в координации закупок и продажи. В виду небольшого размера рассматриваемого предприятия закупка и продажа находится в одних руках т.е. эти отделы имеют одного руководителя, в компетенцию которого входят вопросы закупки по всему ассортименту. Преимущество этой формы состоит в том, что руководитель владеет сферой сбыта и информацией о спросе, что дает ему быстро реагировать на изменения на рынке. На предприятии не используется разделения в соответствии с группами товаров, степени обслуживания, величине покупателей и т.д. …
