Komunikāciju efektivitāte lielākoties ir atkarīga no tā, kā ir veidota ziņa (vēstījums). Ņemot vērā cilvēku uztveres īpatnības, pēc darb autora domām, sūtītājam, sastādot ziņu, būtu vispirms jāpiesaista uzmanība, tad jāizraisa interese, no intereses jāpāriet pie pamatdaļas (būtības); nepieciešamības gadījumā jāprecizē detaļas, kas var izraisīt nesaprašanos; ziņojuma beigu daļā jābūt aicinājumam vēlamai darbībai vai rīcībai.
Komunikācijas procesā ļoti svarīga ir atgriezeniskā saikne. Informācijas saņēmējs nav vienkārši tās uztvērējs, bet gan aktīvs procesa dalībnieks un atbildētājs informācijas sūtītājam. Dažreiz tā ir verbālā, kad saņēmējs atbild ar komentāriem vai jautājumiem. Dažkārt tā ir rakstiskā, atbildot uz e-pastiem, ar vēstuļu vai ziņojumu palīdzību. Atgriezeniskajai saiknei ir izšķiroša nozīme veselīga klimata radīšanai uzņēmumā.
Nobeigums
Komunikācijas procesa mērķi ir informēt, pārliecināt, motivēt vai arī sasniegt savstarpēju sapratni. Lai cilvēks varētu būt efektīvs komunikācijas procesā, viņam ir jāzina, kā komunikācija veidojas un kā cilvēki uztver ziņojumus.
Komunikācijas jēga ir atbildē, kuru iegūstam. Jebkuras komunikācijas jēga nav izteikto vārdu skaistumā vai izdarītās rīcības pareizumā. Komunikācijas būtība ir tajā atbildē vai atbildes reakcijā, kuru mēs saņemam. Ja mēs nesaņemam to reakciju, kuru mēs vēlamies, komunikācija, lai cik skaista tā arī nebūtu, ir pilnīgi bezjēdzīga.
…