Par dokumentiem (neatkarīgi no informācijas nesēja formas), kuru glabāšanas termiņš ir beidzies, izstrādā dokumentu iznīcināšanas aktu. Minētajā aktā neiekļauj īslaicīgi glabājamās lietas un dokumentus, ja par attiecīgo dokumentu pārvaldības periodu nav veikta pastāvīgi glabājamo dokumentu un ilgstoši glabājamo dokumentu aprakstīšana. Dokumentu iznīcināšanas aktā vienāda veida dokumentu un lietu nosaukumus ieraksta tikai vienu reizi, norādot to datējumu un kopskaitu.
Izskatot dokumentu iznīcināšanas aktu, ekspertu komisija vai lietvede:
• pārbauda, vai ir ievēroti iznīcināšanai atlasīto lietu glabāšanas termiņi;
• salīdzina iznīcināmo lietu faktisko skaitu ar aktā norādīto lietu skaitu.
Dokumentu iznīcināšanas aktu sagatavo un nosūta Latvijas Nacionālajam arhīvam papīra formā divos eksemplāros. Pēc saskaņošanas vienu minētā akta eksemplāru Latvijas Nacionālais arhīvs atdod institūcijai. Ja minēto aktu nosūta elektroniskā formā, Latvijas Nacionālais arhīvs to saskaņo elektroniski.
Institūcija piecu gadu laikā pēc dokumentu pārvaldības perioda beigām sagatavo dokumentus glabāšanai. Ja nepieciešams ilgāks termiņš, to saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.
Pēc Latvijas Nacionālā arhīva saskaņojuma saņemšanas institūcija organizē dokumentu iznīcināšanu. Par dokumentu iznīcināšanu izdara atzīmi dokumentu iznīcināšanas aktā (vai pievieno atzīmi dokumentu iznīcināšanas aktam, ja minētais akts ir elektroniskā formā). Atzīmē norāda datumu, kad dokuments iznīcināts vai nodots iznīcināšanai, kā arī par dokumentu iznīcināšanu vai nodošanu iznīcināšanai atbildīgās personas amatu, vārdu, uzvārdu un parakstu. Ja institūcija noslēgusi līgumu par dokumentu iznīcināšanu, norāda datumu, kad dokuments nodots iznīcināšanai, un atsauci uz līgumu (līguma datumu, numuru un līgumslēdzēju
Pieeja arhīvam jāprasa uzņēmuma vadītājam, tādējādi, lai uzņēmuma vadība būtu lietas kursā, kurš interesējās un par ko, un vai attiecīgie dokumenti pēc apskatīšanas tika nolikti savā vietā.
…
