Elektroniskie dokumenti

Papīra formā sagatavota dokumenta elektroniskās kopijas noformēšana
Papīra formā sagatavota dokumenta elektroniskās kopijas apliecinājuma uzrakstu jānoformē uz papīra formā sagatavota dokumenta elektroniskās kopijas PDF formātā, pievienojot drošu e parakstu un laika zīmogu.
Piemērs papīra formā sagatavota dokumenta elektroniskās kopijas apliecināšanai ar Online PDF Signer Cloud.
Izmantojot piemērā minētos principus parakstīšanai var izmantot arī citu PDF parakstīšanas risinājumu vai iestādes lietvedības sistēmu, ja tā nodrošina PDF parakstīšanu.
1. Ieskenē papīra dokumentu un skenētos datus saglabā PDF formātā.
2. Paraksta aprakstā ieraksta apliecinājuma uzrakstā iekļaujamo informāciju atbilstoši MK Noteikumu Nr. 916 5. daļai.
Piemēram: Autentificējies vietnē https://www.onlinepdfsigner.com/ un augšupielādē skenēto PDF dokumentu.
3. Novieto parakstu vajadzīgajā dokumenta vietā atbilstoši MK Noteikumu Nr. 916 5. daļai un paraksta dokumentu ar drošu e-parakstu un laika zīmogu.
Dokumenta saskaņojuma un apstiprinājuma uzrakstu noformēšana
PDF parakstīšanas tehnoloģijas nodrošina iespēju parakstītam dokumentam pievienot papildu sarakstu, kā arī iekļaut informāciju papildu paraksta uzrakstā. Šādā veidā PDF dokumentam var pievienot:
1) saskaņojuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta saskaņojumu, ja normatīvajos aktos paredzēts saskaņot ar citu organizāciju;
2) apstiprinājuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta apstiprinājumu, ja dokumentu nepieciešams apstiprināt.
Saglabājot dokumentu, tam tiek pievienota dokumenta sākotnējā versija, tādējādi var pārliecināties, ka dokumenta saturs nav mainīts pēc papildu paraksta pievienošanas.
Dokumenta reģistrācijas numura noformēšana
Ņemot vērā, ka veidojot dokumentu datorā, daļu rekvizītu jau ir iespējams iekļaut dokumentā, doku-menta reģistrācijas numuru ieteicams ievietot dokumentā pirms dokumenta parakstīšanas. Ja rekvizītus nav iespējam noformēt dokumentā pirms tā parakstīšanas, tad tos noformē līdzīgi kā saskaņojuma vai apstiprinā¬juma uzrakstu.
…