Bezpapīru birojs un uzņēmuma automatizācija

1 Ievads

Vispārējā darba vidē notiek nozīmīgas izmaiņas. Pēc Europian Foundation datiem, darbs kļūst intensīvāks, vairāk nekā 50% darbinieku lielāko daļu laika strādā saspringtā tempā vai skopi noteiktos termiņos, darba dabu nosaka klienta prasības, un cilvēku skaits, kas ikdienā strādā ar datoru, jau 2000. gadā bija sasniedzis 41%. Darbinieku piepūle galu galā atspoguļojas profesionālās veselības problēmās – kakla un plecu muskuļu sāpēs, par ko sūdzas ceturtā daļa darbaspēka [21]. Arī pie mums statistika apliecina šo tendenci, ziņojot, ka Internet lietotāju skaits pēdējā pusotra gada laikā Latvijā ir audzis gandrīz par 30% - no ~190 000 2002. gada janvārī līdz ~240 000 2003. gada aprīlī [28].
Savu nodevu informācijas laikmets prasa ne tikai no cilvēces, bet arī apkārtējās vides. Datoru, printeru un informācijas avotu (t.i., Internet) pieejamība, kā arī tādu jaunāko tehnoloģiju kā digitālo kameru izmantošana ir pilnveidojusi iespēju un palielinājusi vajadzību gala lietotājiem darba galarezultātu izvadīt uz papīra. Piemēram, Dienvidāfrikā papīra apdruka katru gadu pieaug par 20% [26]. 1999. gada laikā Dienvidāfrikā mājās un birojos tika izdrukāts ap 3 triljoniem lapu, kas ir 5% no kopējā pasaulē izdrukāto lapu skaita – 60 triljoni; 2010. gadam šis skaitlis novērtēts uz 8 triljoniem [24]. Dabas draugi uz šādiem draudiem apkārtējai videi reaģē ar dažādām iniciatīvām, stimulējot biznesa praksi un tehnoloģijas, kas atbalsta un veicina dabas aizsardzību un atbalstu [23].
Par spīti spiedienam, kas veicina konkurenci, un milzu investīcijām, kas ieguldītas tehnoloģijā, lai paplašinātu iespējas uzkrāt, apstrādāt, modificēt un izplatīt datus, daudzi uzņēmumi un organizācijas, ieskaitot valdību un pašvaldības, joprojām slīkst papīru jūrā, kas kļūst arvien grūtāk kontrolējama. Patīkams izņēmums šeit ir Ventspils pilsētas dome, kas realizējusi pilsētas informācijas portāla projektu un elektronizējusi pašvaldības procesus, zināmas cerības vieš arī likums par elektroniskajiem dokumentiem [1, 7].
Dokumentu un informācijas kontroles process netiek līdzi mūsu radītajiem papīru apjomiem. Astoņdesmito gadu laikā tika izteiktas bažas, ka papīru daudzuma pieaugums pārsniedz atbilstošo biznesa apjomu pieaugumu [11] un tika veikti pirmie mēģinājumi ieviest digitālu dokumentu apstrādi, lai gala rezultātā radītu bezpapīru biroju, bet tie tā arī netika sekmīgi realizēti [10]. Kopš tā laika ir attīstījušās jaunas tehnoloģijas, kā Internet un Intranet, ar jaunām datu koplietošanas un sadarbības iespējām.
Visas šīs problēmas ir aktuālas arī mūsu vietējiem uzņēmumiem. Kompānijai strauji attīstoties un augot darba un informācijas apjomiem, autora darba devējs – līzinga kompānija – saskārās ar nepieciešamību radikāli uzlabot uzņēmumā izmantotos IT risinājumus, lai tie atbilstu augošajām prasībām. 2000. gada nogalē tika uzsākts uzņēmuma automatizācijas projekts. Sākotnēji autors ar to nodarbojās viens, bet drīz projekta darba grupā tika iesaistīti vēl divi IT speciālisti. Izvirzītie mērķi bija jaunas līzinga un faktoringa darījumu uzskaites un apstrādes sistēmu ieviešana un uzņēmuma iekšējās informācijas plūsmas uzlabošana, to elektronizējot un iespēju robežās atbrīvojoties no papīra dokumentiem. Apmēram gada laikā tika izstrādāta un ieviesta jauna uzņēmuma vienotā informācijas sistēma ar elektroniskās dokumentu vadības sistēmas (EDVS) un darba plūsmu atbalsta funkcionalitāti. Projekts turpinājās, veicot papildinājumus un uzlabojumus, un integrējot sistēmu ar pārējiem uzņēmuma IT risinājumiem. Patlaban sākotnējos mērķus var uzskatīt par sasniegtiem, bet drīzumā plānota tālāka uzņēmuma sistēmu attīstība, kā galveno virzienu norādot Internet projektu klientiem un sadarbības partneriem.
Maģistra darbs sastāv no ievada, četrām iztirzājuma nodaļām, nobeiguma, literatūras saraksta un četriem pielikumiem. Pirmā nodaļa – ievads – satur īsu problēmas un darba pārskatu. Otrā nodaļa satur teorētiska pētījuma rezultātu aprakstu par biroja automatizāciju. Atsevišķi aplūkots bezpapīru biroja jēdziens. Izpētītas un salīdzinātas vairākas Latvijā izmantotas dokumentu vadības sistēmas, sniegtas vispārējas vadlīnijas biroja automatizēšanas procesa veikšanai.
Trešā, ceturtā un piektā nodaļa satur praktiski veiktās automatizācijas sistēmas izstrādes aprakstu un rezultātu kopsavilkumu. Trešajā nodaļā aprakstīts stāvoklis pirms automatizācijas projekta uzsākšanas un izvirzītās prasības veidojamajai sistēmai. Ceturtajā nodaļā aprakstīta izstrādes gaita, sākot ar stratēģijas un izmantojamo tehnoloģiju izvēli. Atsevišķi aplūkoti automatizācijas projekta etapi un to rezultāti.
Piektā nodaļa satur rezultātu apkopojumu un analīzi. Pārbaudīta paveiktā atbilstība sākotnēji izvirzītajām prasībām, kā arī doti virzieni tālākajam darbam.
Pielikumos aprakstīta tipiskas elektroniskās dokumentu vadības sistēmas funkcionalitāte, priekšstatam parādīts pirms automatizācijas izmantota Excel faila piemērs, kā arī dota jaunizveidoto IT sistēmu tabulu diagramma.






2 Biroja automatizācijas teorija un bezpapīru birojs

2.1 Biroja automatizācijas jēdziens

Ir daudzi iemesli, kas sekmē un veicina biroja automatizāciju, pirmkārt jau finansiāli. Šeit minēti tikai daži no tiem:
• Informācijas daudzums nemitīgi aug, tas notiek eksponenciāli,
• Darbinieku skaits, kas strādā ar informāciju, ir pārsniedzis pārējo darbinieku skaitu,
• Biroju uzturēšanas izmaksas katru gadu pieaug,
• 75% no kopējām izmaksām sastāda izmaksas menedžeriem, speciālistiem un citiem “zināšanu” cilvēkiem; atlikušie 25% ir kancelejas izmaksas,
• Datori un informācijas tehnoloģijas ir attīstījušās ļoti strauji un to izmaksas ir kritušas,
• Samazinās dažādu biroja aparatūras veidu skaits, to funkcionalitātei saplūstot.

Organizācijas pamatā ir komunikāciju nepieciešamība starp cilvēkiem. Dažādām organizācijām var būt dažādi mērķi un komunikatīvās vajadzības, dažādas organizatoriskās struktūras un procesi. Bet kopējā tendence ir viena – jo mazāks ir nepieciešamo komunikāciju apjoms, jo lielāka darbības efektivitāte. Tātad mērķis ir veidot tādas organizatoriskās struktūras, kas samazina nepieciešamās komunikācijas daudzumu [6] (ko būtībā nosaka komunikācijas kanālu ierobežotā kapacitāte), tajā pašā laikā nodrošinot, lai nepieciešamā komunikācija notiktu netraucēti, un šis apjoms nebūtu par mazu. Tas nozīmē iekšējo procesu organizācijas optimizēšanu. Lieka informācija darbiniekiem ne tikai nav vajadzīga, bet var traucēt koncentrēties tieši nepieciešamās informācijas uztverei un atlasīšanai; savukārt nepieciešamā informācija ir jānogādā pilnā apjomā.
Biroja automatizācija tieši skar komunikāciju un tātad tieši skar arī organizācijas struktūru. Tā ietekmē ne tikai formālo, bet arī neformālo komunikāciju starp cilvēkiem.
Organizāciju var attēlot kā dažādu aktivitāšu blokus. Saites starp šiem blokiem ir komunikāciju kanāli, un komunikācijas process ir signālu pārraidīšana pa šiem kanāliem. Svarīgi ir dažādi šo signālu aspekti, tajā skaitā:
• tehniskie (kas tos ģenerējis?)
• ekonomiskie (ko tie izsaka finansiāli? sociālās izmaksas un ieguvumi?)
• filozofiskie (ko šie signāli nozīmē?)


…