Termini:
Dienesta atzīme – noteikta satura uzraksts, ko uz dokumenta oriģināla vai tā atvasinājuma izdara tā saņemšanas, izpildes vai nosūtīšanas procesā.
Dokumenta autors – organizācija u.c., kas dokumentu parakstījusi.
Dokumentācijas sistēma – to veido tematiski saistītu dokumentu kopums, ko lieto noteiktā darbības sfērā vai nozarē.
Dokumenta dublikāts – to atkārtoti izdod nozaudēta, nozagta, iznīcināta vai arī neatjaunojami bojāta dokumenta oriģināla vietā.
Dokumenta izraksts – tajā atveidota nepieciešamā dokumenta oriģināla teksta daļa un dokumenta rekvizīti.
Dokumenta izstrādāšana – dokumenta uzrakstīšana atbilstoši noteiktām prasībām.
Dokumenta juridiskais spēks – dokumenta īpašība, kas nodrošina iespēju izmantot to kādas darbības veikšanai, tiesību īstenošanai un likumīgo interešu aizstāvībai.
Dokumenta kopija – tajā oriģināla teksts, rekvizīti un dienesta atzīmes atveidoti maksimilā.
Dokumenta noformēšana – dokumenta teksta, rekvizītu, dienesta atzīmju izvietošana atbilstoši noteiktām prasībām.
Dokumenta noraksts – tajā dokumenta oriģināla teksts un rekvizīti atveidoti pilnībā pārrakstot dokumenta oriģināla pamatinformāciju. Pārvaldes dokuments - dokuments, ar kura palīdzību organizācija īsteno vadību.
Dokumenta teksts – dokumenta informācijas pamatvienība, kuras dēļ dokuments tiek izstrādāts.
Dokumentēšana – iestādes darbības fiksēšana, parasti, rakstveidā uz papīra atbilstoši noteikumiem, un darbības pamatošana ar dokumentiem.
Dokumentēšanas funkcijas:
1. informatīvā,
2. juridiskā (autors, datums, par. vieta).
Dokuments - jebkurā veidā un materiāli ierakstīta informācija, ko rada, saņem un uzglabā jebkura LR iestāde vai institūcija vai fiziska persona.
Lietvedība – darbs ar dokumentiem.
Lietvedības dienests – iestādes organizatoriskā struktūras sastāvdaļa (kanceleja, grupa).
Lietvedības pamatuzdevumi:
1. Dokumenta sagatavošana un noformēšana atbilstoši pastāvošajām prasībām,
2. Dokumenta izpildes kontrole,
3. Dokumenta saglabāšana.
Lietvedības procesa sastāvdaļas:
1. dokumenta izstrādāšana un noformēšana,
2. dokumenta reģistrācija,
3. dokumenta apgrozība,
4. dokumenta izpildes kontrole,
5. lietu nomenklatūras sastādīšana un lietu veidošana,
6. iestādes arhīva darbs.
Lietvedības procesu var organizēt:
1. centralizēti (vienā vietā, iestādē),
2. decentralizēti (visu veic iestādes struktūrvienībās),
3. jauktie (gan centrā, gan iestādes struktūrvienībās).
Izvēli nosaka iestādes organizatoriskā struktūra, struktūrvienības funkcijas, ģeogrāfiskais izvietojums.
Oriģināla atvasinājums – dokuments, kurš pilnībā vai daļēji atveido dokumenta oriģinālu.
…
