Ievads
Latvijā no 11.02.2010. gada ir spēkā „Arhīvu likums” , kas vispusēji reglamentē dokumentu pārvaldību institūcijās, bet nav ārējo normatīvo aktu, kas stingri un nepārprotami definētu nu reglamentētu dokumentēšanas procesus konkrētā organizācijā. No vienas puses, tas nozīmē, ka privātām organizācijām ir dota gandrīz pilnīga „brīvība” un arī institūcijas savā rīcībā ir salīdzinoši brīvas, bet, otras – ka liela loma ir „tradīcijām”, to izpratnei un kritiskai analīzei, salīdzinot atšķirīgas pieredzes un meklējot konkrētai organizācijai piemērotāku pieeju.
Uzņēmumos un organizācijās nepārtraukti notiek informācijas apmaiņa. Katru dienu notiek informācijas kustība gan uzņēmuma ietvaros starp struktūrvienībām, gan ārpus konkrētā uzņēmuma starp dažādām organizācijām. Apritē nonāk dokumenti gan elektroniskā, gan papīra formātā. Lai uzņēmums spētu efektīvāk izmantot laiku un ātri atrast nepieciešamo informāciju, ir jānodrošina tās ērta pieejamība darbiniekiem. Informācijas pieejamību nodrošina tās sakārtošana un sistematizācija, ko palīdz īstenot dokumentu vadības sistēmas, kas atbilstoši katra uzņēmuma vajadzībām nodrošina automātisku dokumentu vadīšanu un kontroli.
Autore Ieva Kalve savā grāmatā „Dokumentu pārvaldība no A līdz Z” uzskata, ka efektīva biznesa procesu pārvaldība un automatizēšana nodrošina ikdienas operāciju izmaksu samazināšanu un darbu ātrāku izpildi. Ieviešot sistēmas dokumentu aprites uzlabošanai, ir būtiski, lai tās atbilstu biznesa prasībām. Tādēļ ir svarīgi atrast katram uzņēmuma vispiemērotāko dokumentu vadības sistēmu, gan iespēju, gan cenas ziņā.
Pētījuma objekts ir uzņēmuma dokumentu vadības sistēma.
Pētījuma priekšmets ir uzņēmuma dokumentu vadības sistēmas ietekme uz uzņēmuma procesu darbību.
Pētījumam tiek izvirzīta sekojoša hipotēze: Elektroniskas dokumentu vadības sistēmas ieviešana sekmēs efektīvāku uzņēmuma darbību, konkrētu uzdevumu skaidru izpratni un izpildīšanu, lietu sakārtošanu, procesu automatizēšanu un izmaksu samazināšanu.
Pētījuma uzdevumi:
• Raksturot uzņēmuma darbību un analizēt tā finansiālo darbību;
• Analizēt dokumentu vadības teorētiskos aspektus;
• Izvērtēt elektroniskas dokumentu vadības sistēmu piedāvājumu Latvijas uzņēmumiem;
• Izpētīt un izvērtēt esošo dokumentu aprites sistēmu SIA „Clean R”;
• Analizēt faktorus, kas veicina un kas traucē elektroniskas dokumentu vadības sistēmas programmas ieviešanu uzņēmumā;
• Pamatojoties uz esošās dokumentu vadības sistēmas darbības faktoru analīzes rezultātiem, izstrādāt priekšlikumus, kas veicami uzņēmumā, ieviešot elektroniskas dokumentu vadības sistēmu;
• Veikt dokumentu vadības sistēmas ieviešanas procesa ekonomiskās izdevības analīzi;
• Pamatojoties uz iepriekš veikto pētījumu un Latvijas IT uzņēmumu piedāvājuma analīzi, rekomendēt ieviest elektroniskas dokumentu vadības sistēmu
