Dokumentu pārvaldības kārtība

11.DOKUMENTU IZNĪCINĀŠANAS KĀRTĪBA
Pēc pastāvīgi un ilgtermiņā glabājamo lietu aprakstu sagatavošanas, par arhīvu atbildīgais darbinieks sastāda sarakstu par dokumentu atlasi iznīcināšanai lietām, kuru glabāšanas termiņi ir izbeigušies. Sarakstu izskata valdes priekšsēdētājs.
Uzņēmumā dokumentu iznīcināšanas veids ir papīra smalcināšanas mašīnas. Jāievēro, lai uz sasmalcinātās papīra masas daļām nebūtu atrodami personas dati. Tātad papīrs ir jāsasmalcina pietiekami sīki, lai nebūtu iespējams to atjaunot un attiecīgo informāciju atgūt. Drošai elektronisko personas datu dzēšanai jāizmanto speciāla tam paredzēta programmatūra. Turklāt, nododot elektroniskās ierīces utilizācijā, tajos esošie datu nesēji, kuros glabājušies attiecīgie dati līdz to dzēšanai, ir jāiznīcina
Jebkuras darbības ar personas datiem drīkst veikt tikai tam atbilstoši pilnvarotas personas.
Dokumentu iznīcināšana tiek dokumentēta, tiek sastādīts akts:
Uzņēmuma lietvedības žurnālā tiek piefiksēts dokumenta indekss, numurs, atbildīgā persona par iznīcināšanu, iznīcināšanas laiks, vieta un datums.
Atbildīgajai personai par dokumentu apriti uzņēmumā, kā arī par arhīvu, ir reizi 3 mēnešos jāpārbauda dokumentu termiņi.
…