Ievads
Uzņēmumos un organizācijās nepārtraukti notiek informācijas plūsma. Katru dienu notiek informācijas kustība gan uzņēmuma ietvaros starp struktūrvienībām, gan ārpus konkrētā uzņēmuma starp dažādām organizācijām. Apritē nonāk dokumenti gan elektroniskā, gan papīra formātā. Lai uzņēmums spētu efektīvāk izmantot laiku un ātri atrast nepieciešamo informāciju, ir jānodrošina tās ērta pieejamība darbiniekiem. Informācijas pieejamību nodrošina tās sakārtošana un sistematizācija, ko palīdz īstenot dokumentu vadības sistēmas, kas atbilstoši katra uzņēmuma vajadzībām nodrošina automātisku dokumentu vadīšanu un kontroli.
Efektīva biznesa procesu pārvaldība un automatizēšana nodrošina ikdienas operāciju izmaksu samazināšanu un darbu ātrāku izpildi. Ieviešot sistēmas dokumentu aprites uzlabošanai, ir būtiski, lai tās atbilstu biznesa prasībā. Tādēļ ir svarīgi atrast katram uzņēmuma vispiemērotāko dokumentu vadības sistēmu, gan iespēju, gan cenas ziņā.
Darbā ir aplūkoti Latvijā esošo uzņēmumu piedāvātie risinājumi dokumentu un satura pārvaldības sistēmu jomā, lielākā uzmanība tiks veltīta tām sistēmā, kas veiksmīgi darbojas tieši valsts sektorā.
Darba mērķis ir iepazīties ar Latvijas IT uzņēmumu piedāvātajiem risinājumiem dokumentu pārvaldības jomā un veikt šo sistēmu izvērtēšanu.
Uzdevumi, lai šo mērķi īstenotu ir:
• iegūt informāciju par piedāvātajām dokumentu vadības sistēmām Latvijas IT uzņēmumos;
• izvēlēties tās dokumentu sistēmas, kuras veiksmīgi tiek lietotas gan uzņēmumos gan valsts sektorā;
• salīdzinot un izvērtējot Latvijā piedāvātās dokumentu vadības sistēmas, atrast piemērotāko sistēmu Latvijas vides aizsardzības fonda administrācijai.
1 Dokumentu vadības sistēmas
Sākot ar 1980. gadu tika uzsākts attīstīt sistēmas, kas nodrošinātu papīra formāta dokumentu pārvaldību. Šīs sistēmas spēja nodrošināt ne tikai drukātu un publicētu dokumentu pārvaldību, bet arī fotogrāfiju un skenētu dokumentu pārvaldību. Augot biznesa prasībām tika izstrādātas tādas sistēmas, kas spēja pārvaldīt elektroniskos dokumentus, proti, visus dokumentus vai failus, kas izveidoti uz datoriem, un bieži vien tika uzglabāti vietējā lietotāja failu sistēmas. Elektronisko dokumentu pārvaldības (EDMS- Electronic Document Management systems) sistēmas nodrošina piekļuvi elektroniskajiem dokumentiem, kā arī ļauj vadīt un kontrolēt šos dokumentus. Šīs sistēmas parasti nodrošina dokumentu repozitorija uzturēšanu, kā arī dokumentu pieņemšanas, versiju pārvaldības, darbplūsmas, tiešsaistes diskusiju un uzdevumu pārvaldības funkcijas. Šo sistēmu funkcijas vēlāk pārklājās ar dokumentu attēlošanas sistēmas funkcijām (document imaging systems). Dokumentu attēlveidošana ir elektronisku dokumentu krāšana, iztvere un pārvaldība tiešsaistes režīmā. Dokumentu attēli parasti tiek veidoti, skenējot papīra dokumentus. Dokumentu attēlošanas sistēmas aizstāj tādas sistēmas, kur tiek veiktas visdažādākās operācijas ar papīra dokumentiem. Dokumentu attēlus uzglabā kā bitkartētu grafiku (15;17;4;1).
…
