XII. Dokumetu nodošanas un pieņemšanas kārtība, reorganizējot struktūrvienības, atbrīvojot vai pieņemot darbā
57. Ja uzņēmuma personāls dodas ilgstošā prombūtnē (piemēram, bērna kopšanas atvaļinājumā) vai beidz pildīt amata pienākumus un ar rīkojumu nav noteikta persona, kura pildīs amata pienākumus personāla prombūtnes laikā, tad tiek sagatavots nodošanas – pieņemšanas akts par lietu nodošanu – pieņemšanu tiešajam vadītājam.
58. Ja uzņēmuma personāls dodas ilgstošā prombūtnē (piemēram, bērna kopšanas atvaļinājumā) vai beidz pildīt amata pienākumus un ar rīkojumu ir noteikta persona, kura pildīs amata pienākumus personāla prombūtnes laikā, tad tiek sagatavots nodošanas – pieņemšanas akts par lietu nodošanu – pieņemšanu rīkojumā minētajai personai.
59. Reorganizējot struktūrvienību, tiek sagatavots nodošanas – pieņemšanas akts atbilstoši reorganizācijas rīkojumā norādītajam.
XII. Uzņēmuma arhīva pārvaldība
60. Glabāšanai lietas uzņēmuma arhīvā tiek nodotas par arhīvu atbildīgajam lietvedim, kurš ir tiesīgs pieņemt tikai pabeigtas lietas (lietas, kuras netiek papildinātas ar jauniem dokumentiem).
61. Lietas sagrupē atbilstoši glabāšanas termiņiem: īslaicīgi glabājamās, ilgstoši glabājamās, pastāvīgi glabājamās.
62. uzņēmums, piecu gadu laikā, pēc dokumentu pārvaldības perioda beigām organizē arhīvā nodoto, pastāvīgi glabājamo un ilgstoši glabājamo lietu sakārtošanu un aprakstīšanu atbilstīgi normatīvajos aktos noteiktajai kārtībai.
63. Par dokumentu sakārtošanas procesā konstatētajiem dokumentu bojājumiem par arhīvu atbildīgais personāls rakstiski informē uzņēmuma vadītāju.
64. Elektronisko dokumentu glabāšana tiek nodrošināta uzņēmuma serverī, ELR, datoru cietajā diskā ar dokumentu rezerves kopiju veidošanu uz ārējā informācijas nesēja (piemēram, pārnēsājamās operatīvās atmiņas vai zibatmiņas) katra lietvedības gada beigās.
…
