02.10.2008. reglamentā Nr. 03-01/27 „Administratīvā departamenta reglaments” ir noteiktas departamenta funkcijas un uzdevumi.
Departamenta funkcijas ir:
1.plānot un organizēt Sekretariāta personālvadības attīstību Sekretariātā: sadarbībā ar Sekretariāta vadību piedalīties Sekretariāta personāla plānošanā, nodrošināt Sekretariāta personāla atlasi, ierēdņu un darbinieku darbības un tās rezultātu novērtēšanu, personāla motivēšanu, kvalifikācijas celšanu un uzskaiti. (Minētās funkcijas regulējums ar ārējo normatīvo aktu: Darba likums, Valsts civildienesta likums un citi saistītie normatīvie akti)
2.nodrošināt dokumentu pārvaldību, t.sk. organizēt dokumentu apriti un lietvedību Sekretariātā, organizēt dokumentu arhivēšanu, nodrošināt Sekretariāta pastāvīgi glabājamo un ilgtermiņa glabājamo dokumentu uzkrāšanu, uzskaiti, saglabāšanu un izmantošanu likumdošanā noteiktā kārtībā. (Minētās funkcijas regulējums ar ārējo normatīvo aktu: Likums „Par arhīviem”, Ministru kabineta 23.04.1996. noteikumos Nr. 154 u.c. saistītie normatīvie akti.)
3.risina jautājumus Sekretariāta saimnieciskā nodrošinājuma jomā, uzrauga un koordinē darba aizsardzības normu izpildi Sekretariātā. (Minētās funkcijas regulējums ar ārējo normatīvo aktu: Valsts pārvaldes iekārtas likums, Publiskā iepirkuma likums, Valsts un pašvaldību mantas atsavināšanas likums, Darba drošības likums, Ugunsdrošības un ugunsdzēsības likums un citi saistītie normatīvie akti).
4.uzturēt Sekretariāta informācijas sistēmu un to tehnisko nodrošinājumu. (Minētās funkcijas regulējums ar ārējo normatīvo aktu: Valsts informācijas sistēmu likums).
Departamenta uzdevumi ir minēto funkciju nodrošināšanai nepieciešamo darbību veikšana. Kopumā 27.
AD uzdevumi Sekretariāta kontekstā visi ir specifiski, jo tos neveic un nevar veikt neviena cita Sekretariāta struktūrvienība.
Atšķirībā no citām struktūrvienībām, specifiskais un galvenais uzdevums ir nodrošināt Sekretariāta materiālo vērtību apriti, saglabāšanu un uzskaiti, organizēt personāla darbu un veidot personāla lietas, atbildēt par lietu nomenklatūru, pārvaldīt un uzturēt kārtību iestādes telpās utt.
Papildus specifiskiem personāla, lietvedības un arhīva uzdevumiem, tiek veikt arī citi uzdevumi – Sekretariāta apmeklētāju uzņemšana un plūsmas koordinēšana, komandējumu administrēšana t.sk. transporta biļešu, veselības apdrošināšanas polišu un viesnīcu rezervācija un pasūtīšana, Sekretariāta vadības un Ministra biroja vadītājas palīga funkciju izpilde saskaņā ar dotajiem uzdevumiem. Skaitliski lielākās iestādēs pēdējie minētie pienākumi nav Personāla un lietvedības nodaļas kompetencē.…
