Ikviena uzņēmuma grāmatvedības uzskaitei ir uzskatāmi jāatspguļo visi uzņēmuma saimnieciskie darījumi un īpašuma stāvoklis tā, lai kvalificēta trešā persona varētu gūt skaidru priekštatu par uzņēmuma finansiālo stāvokli un tā saimnieciskajiem darījumiem noteiktā laika posmā, kā arī lai varētu konstatēt katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekot tā norisei. Grāmatvedības informācijai jābūt patiesai, salīdzināmai, savlaicīgai, nozīmīgai, saprotamai, pilnīgai un pamatotai ar dokumentiem.
Dokumenti grāmatvedībā ir rakstisks rīkojums veikt saimniecisko darījumus vai rakstisks apstiprinājums, ka šie darījumu patiešam īstenoti. Dokumenti ir ierakstu pamatojums un apstiprinājums. Dokumentus plaši izmanto firmas saimnieciskās darbības operatīvajā vadīšanā, piemēram, uz dokumentu pamata pastāvīgi tiek novērota preču kustība un naudas līdzekļu plūsma, norēķini ar debitoriem un kreditoriem. Parakstīdams dokumentu, vadītājs vai cits uzņēmuma darbinieks, kam ir paraksta tiesības, ir personīgi atbildīgs par savu rīcību.
Grāmatvedības dokumentiem ir liela nozīme uzņēmuma īpašuma saglabāšanas nodrošināšanā, materiāli atbildīgo personu darbības kontrolē un laupīšanas un ļaunprātīgas rīcības gadījumu atklāšanā, piemēram, pamatojoties uz grāmatvedības dokumentiem, jebkurā brīdī var iegūt ziņas par preču, materiālo vērtību, naudas līdzekļu kustību un atrašanos katras atbildīgās personas rīcībā. Dokumentālo datu salīdzināšana ar faktiskajām ziņām (inventarizācija) ļauj atklāt atšķirības- iztrūkumus vai pārpalikumus.
Dokumentiem ir ļoti liela tiesiskā nozīme. Dokumentus, kas ir veikto saimniecisko darījumu rakstiski apliecinājumi un pamats ierakstiem grāmatvedības uzskaitē, auditorpārbaužu laikā izmanto nodokļu dienestu speciālisti, tos izmanto kā pierādījumus strīdu laikā starp uzņēmumu un partneriem.…
